≡×منو

• ویندوز 10
• اینترنت، وای فای
• مفید
• ویندوز 7
• اشتباهات

مخاطبین را از Outlook وارد و صادر کنید. نحوه صادرات مخاطبین از Outlook

همانطور که می دانید مخاطبین را می توان از یک صندوق پستی به صندوق دیگر و همچنین بین حساب های ویندوز منتقل کرد. همچنین می توان آنها را وارد و صادر کرد سرویس گیرنده پست الکترونیکی. این به شما امکان می دهد بعداً آنها را به رایانه دیگری یا حتی به برنامه دیگری (مانند Excel یا Notepad) منتقل کنید. امروز در مورد نحوه انتقال مخاطبین از Outlook یا وارد کردن آنها به این برنامه صحبت خواهیم کرد.

واردات و صادرات مخاطبین از Outlook 2016، 2013

id="a1">

در دو نسخه مرتبط در حال حاضر مشتری نامه، روش انتقال مخاطبین بسیار مشابه است. ابتدا، در مورد نحوه عملکرد وارد کردن مخاطبین در این دو بیلد Outlook.

وارد کردن مخاطبین به Outlook 2016، 2013

id="a2">

صادرات مخاطبین از Outlook 2016، 2013

id="a3">

اکنون در مورد نحوه عملکرد صادرات مخاطبین.

واردات و صادرات مخاطبین از Outlook 2010، 2007، 2003

id="a4">

اکنون بیایید ببینیم که واردات مخاطبین در نسخه های 2010 و 2010 سرویس گیرنده ایمیل چگونه کار می کند.

مخاطبین را به Outlook 2010، 2007، 2003 وارد کنید

id="a5">

صادرات مخاطبین از Outlook 2010، 2007، 2003

id="a6">

این همه برای روال انتقال داده ها به و از Outlook است. همه اینها به لطف ابزارهایی مانند فیلتر کردن داده ها و پشتیبانی از چندین فرمت از اشیاء صادراتی و وارداتی بسیار راحت کار می کند.

هنگام صادرات مخاطبین از Outlook یک کپی از مخاطبین شمادر یک فایل CSV یا نوع دیگری از فایل ذخیره شده است. سپس می توانید مخاطبین را از این فایل به حساب ایمیل دیگری وارد کنید.

Outlook را در رایانه خود باز کنید و به تب بروید فایل.

اگر هیچ عنصری روی روبان نباشد فایلدر گوشه بالا سمت چپ، Outlook را روی رایانه خود ندارید. در این مورد، می توانید دستورالعمل های صادرات نسخه Outlook خود را در مقاله What version of Outlook do I have پیدا کنید.

تیم ها را انتخاب کنید باز کنید و صادر کنید > واردات و صادرات.



یک مورد را انتخاب کنید صادرات به فایل.



1. مقادیر جدا شده با کاما.

این اقدام مهم ترین است، به خصوص اگر از رایانه یکی از دوستانتان استفاده می کنید. در صورت لزوم اسکرول کنید یک پوشه صادراتی را انتخاب کنیدبالا و در خود انتخاب کنید حسابپوشه مخاطب. روی دکمه کلیک کنید به علاوه.



روی دکمه کلیک کنید مرور، به فایل یک نام بدهید و روی دکمه کلیک کنید خوب.



بررسی کنید که فایل ها در کدام پوشه ذخیره می شوند و روی دکمه کلیک کنید به علاوه.

آماده واردات و صادراتناپدید می شود.



فایل CSV جدید را در رایانه خود پیدا کنید و آن را در اکسل باز کنید تا تأیید کنید که مخاطبین شما صادر شده اند. به احتمال زیاد، تعداد زیادی سلول خالی خواهد داشت. این خوبه.



اگر از Outlook در رایانه دوست خود استفاده می کنید، اکنون می توانید حساب خود را از نسخه Outlook آنها حذف کنید. در اینجا نحوه انجام آن آمده است.

1. در Outlook در رایانه شخصی، Teams را انتخاب کنید فایل > راه اندازی حساب ها > راه اندازی حساب ها.

   حسابی را که می خواهید حذف کنید انتخاب کنید و روی دکمه کلیک کنید حذف.

   روی دکمه کلیک کنید بستن.

اکنون می توانید مخاطبین کپی شده در یک فایل CSV را به رایانه دیگری که Outlook برای Windows یا سرویس ایمیل دیگری را اجرا می کند، وارد کنید.

در بالای نوار Outlook 2010، روی برگه کلیک کنید فایل.

اگر هیچ عنصری روی روبان نباشد فایل، شما Outlook 2010 ندارید. در این مورد، می‌توانید دستورالعمل‌های واردات نسخه Outlook خود را در چه نسخه‌ای از Outlook دارم پیدا کنید؟



1. گزینه ها.

   

در پنجره Outlook Options را انتخاب کنید علاوه بر این.



در فصل صادراتانتخاب کنید صادرات.

در پنجره جادوگر واردات و صادراتانتخاب کنید صادرات به فایلو فشار دهید به علاوه.

نوع صادرات مورد نظر را در فیلد انتخاب کنید یک فایل از نوع زیر ایجاد کنید. متداول ترین فرمت مورد استفاده مقادیر جدا شده با کاما (ویندوز)، همچنین به عنوان یک فایل CSV شناخته می شود. سپس دکمه را فشار دهید به علاوه.



اگر می خواهید از مخاطبین صادر شده در نسخه دیگری از Outlook استفاده کنید، انتخاب کنید فایل داده Outlook (pst.).

در فصل یک پوشه صادراتی را انتخاب کنیدبکش بالا، در صورت نیاز، و سپس پوشه حاوی مخاطبینی را که می خواهید صادر کنید انتخاب کنید. پس از اتمام، روی دکمه کلیک کنید به علاوه.

توجه داشته باشید:اگر صادرات به یک فایل داده Outlook (فایل pst.) را انتخاب نکرده اید، می توانید هر بار فقط یک پوشه را صادر کنید.



2. 

   روی دکمه کلیک کنید خوب.

   در کادر محاوره ای صادرات به فایلدکمه را فشار دهید به علاوه.

   برای شروع صادرات مخاطبین، روی دکمه کلیک کنید آماده. پس از اتمام صادرات چشم اندازپیام ها را نمایش نمی دهد، بلکه فیلد را نشان می دهد واردات و صادراتناپدید می شود.

   

   وقتی صادرات کامل شد، روی دکمه کلیک کنید خوببرای بستن پنجره Outlook Options.

   پوشه ای را که لیست مخاطبین خود را در آن ذخیره کرده اید باز کنید (به عنوان مثال، پوشه Documents).

   

   اگر مخاطبین را به یک فایل CSV صادر کردید، آن را در اکسل مشاهده کنید تا ببینید چه چیزی از Outlook صادر شده است. به احتمال زیاد، تعداد زیادی سلول خالی خواهد داشت. این خوبه.

   

   به طور کلی توصیه می شود که فایل را بدون ذخیره تغییرات ببندید. در غیر این صورت ممکن است فرمت فایل خراب باشد و نتوانید از آن برای واردات استفاده کنید. اگر این اتفاق افتاد، همیشه می توانید دوباره صادر کنید و یک فایل جدید ایجاد کنید.

   برای به روز رسانی داده های فایل CSV می توانید از اکسل استفاده کنید.برای نکاتی در مورد کار با لیست مخاطبین خود در اکسل، به ایجاد و ویرایش فایل‌های CSV مراجعه کنید.

برای اطلاعات در مورد وارد کردن مخاطبین به Outlook 2016، به مقاله مراجعه کنید

برنامه Outlook که در مجموعه مایکروسافت آفیس گنجانده شده است، یکی از رایج ترین سرویس گیرندگان ایمیل است. این برنامه تمام حروف را در فایل هایی با فرمت خود ذخیره می کند. با این حال، می‌توانید نامه‌های Outlook را به عنوان داده‌ای مناسب برای پردازش بیشتر صادر کنید.

شما نیاز خواهید داشت

• - برنامه Outlook از بسته Microsoft Office.

دستورالعمل

پوشه ای را که نامه باید از آن صادر شود را مشخص کنید. محتویات پوشه های خود را با برجسته کردن یک به یک در لیست در قسمت All Mail Folders پانل Mail مشاهده کنید. نام پوشه مورد نظر را به خاطر بسپارید.

Data Import and Export Wizard را اجرا کنید. از منوی اصلی Outlook، به ترتیب "File" و سپس "Import and Export..." را انتخاب کنید.

به حالت صادرات داده بروید. در لیست "انتخاب اقدام مورد نظر" از پنجره "جادوگر واردات و صادرات"، مورد "صادر کردن به فایل" را انتخاب کنید. روی "بعدی" کلیک کنید.

فرمت فایلی که نامه به آن صادر می شود را انتخاب کنید. در لیست "ایجاد یک فایل از نوع زیر" در پنجره Import and Export Wizard، موردی را انتخاب کنید که با فرمت دلخواه شما مطابقت دارد. روی "بعدی" کلیک کنید.

پوشه ای را که به عنوان منبع داده عمل می کند مشخص کنید و در صورت لزوم تنظیمات صادرات را پیکربندی کنید. در درخت Export from Folder موردی را با نامی که در مرحله اول تعریف کردید انتخاب کنید. اگر به یک فایل Outlook Personal Folders (pst.) صادر می کنید، گزینه های اضافی در پنجره جادوگر در دسترس خواهند بود. در این مورد، چک باکس "Include subfolders" و همچنین فیلتر کردن داده های صادر شده را در نظر بگیرید. در غیر این صورت، روی دکمه "بعدی" کلیک کنید.

در صورت لزوم، هنگام صادرات، گزینه های فیلتر ایمیل را پیکربندی کنید. بر روی دکمه "انتخاب" کلیک کنید. در گفتگوی ظاهر شده، شرایط انتخاب داده را مشخص کنید. به عنوان مثال، می‌توانید ناحیه صادرات را فقط به نامه‌های دریافت‌شده یا ارسال شده به گیرندگان خاص، نامه‌های حاوی متن خاص و غیره محدود کنید. پس از انتخاب گزینه های مورد نیاز، روی دکمه OK کلیک کنید. در پنجره ویزارد روی Next کلیک کنید.

ایمیل Outlook خود را صادر کنید. در صفحه آخر ویزارد، در قسمت «ذخیره فایل به عنوان»، مسیر و نام فایلی که داده ها در آن قرار می گیرند را وارد کنید. یا روی دکمه "مرور" کلیک کنید و فهرست و نام را در گفتگوی ظاهر شده انتخاب کنید. روی دکمه Done کلیک کنید. منتظر بمانید تا فرآیند صادرات به پایان برسد.

نکته اضافه شده در 29 ژانویه 2012 نکته 2: نحوه صادرات پیام ها صادرات پیام های ایمیل با استفاده از آیتم منوی مناسب برنامه ای که استفاده می کنید انجام می شود. تقریباً همه مشتریان ایمیل الگوریتم اقدامات مشابهی دارند، تنها تفاوت می تواند در قالب فایل پیام باشد. در خفاش! لیست پیام ها همان فرمت موزیلا تاندربرد را دارد.

شما نیاز خواهید داشت

• مشتری ایمیل.

دستورالعمل

خفاش را باز کن! در کامپیوتر شما. تمام حروفی را که می‌خواهید بعداً به Mozilla Thunderbird صادر کنید، با فشار دادن دکمه سمت چپ ماوس و کلید Ctrl انتخاب کنید (اگر می‌خواهید همه حروف را انتخاب کنید، از کلید Shift استفاده کنید و روی دکمه ماوس روی آخرین حرف در لیست سرویس گیرنده ایمیل کلیک کنید. ). به بخش ابزار بروید و ایمیل های انتخابی خود را صادر کنید، کادر UNIX را انتخاب کنید.

در پنجره ای که ظاهر می شود، مکان فایل را با حروف خود انتخاب کنید، آن را فراموش نکنید. عملیات را تایید کنید. بهتر است از گزینه نام فایل با زیرخط بین کلمات، ابتدا نام صندوق پستی خود و سپس نام پوشه پیام های صادر شده استفاده کنید. در آینده، این کار انتقال پیام ها به موزیلا تاندربرد را بسیار ساده می کند.

سرویس گیرنده ایمیل The Bat را ببندید. در پوشه «Mail»، پوشه «پوشه‌های محلی» را در فهرست نمایه کپی کنید. پس از آن، یک پوشه مشابه از کلاینت Mozilla Thunderbird را پیدا کنید، سپس داده ها را از پوشه بالا و فایل حاوی پیام های صادر شده را که قبلاً ذخیره کرده اید در آن کپی کنید.

Mozilla Thunderbird را مجدداً راه اندازی کنید، پس از آن حروف کپی شده در آن را در یک منوی خاص پیدا خواهید کرد، برای باز کردن آن، به نوار ابزار برنامه بروید و تنظیمات حساب را باز کنید. بخش "بایگانی" را باز کنید.

اگر نیاز دارید که نه تنها، به عنوان مثال، پیام‌های دریافتی از کلاینت The Bat! را صادر کنید، همه بخش‌ها را جداگانه ذخیره کنید و به یاد داشته باشید که نام‌هایی را که با زیرخط جدا شده‌اند، مشخص کنید. لطفاً توجه داشته باشید که همه کلاینت‌های ایمیل از فرمت فایل پیام یکسانی پشتیبانی نمی‌کنند، بنابراین اگر صادرات ایمیل بین دو برنامه‌ای که با نوع مختلففایل ها، از ویرایشگرها و مبدل های ویژه برای تبدیل آنها استفاده کنید.

همیشه از ایمیل ها نسخه پشتیبان تهیه کنید. نحوه صادرات پیام - نسخه قابل چاپ

هنگام نصب مجدد سیستم عاملیا تغییر رایانه، مطمئناً نمی خواهید پیام های سرویس گیرنده ایمیل خود را از دست بدهید. اصولاً به هر حال نباید در جایی ناپدید شوند، اما موارد متفاوت است. حتی اگر هیچ اقدامی با رایانه خود برنامه ریزی نمی کنید، بهتر است آن را ایمن بازی کنید و یک نسخه پشتیبان از تمام ایمیل های خود ایجاد کنید.

نحوه ذخیره ایمیل در Outlook

هنگام استفاده از هر روشی، پیوست‌های آن به همراه حرف ذخیره می‌شوند، اما ذخیره فقط پیوست‌ها بدون نوشتن یک اسکریپت غیرممکن است.

ذخیره ایمیل های خاص

ذخیره انتخابی نامه دقیقاً راهی است که معمولاً به عنوان ذخیره نامه درک می شود. این برای ذخیره حروف خاص طراحی شده است، اما هیچ چیز ذخیره تمام نامه های شما را به این روش منع نمی کند.

1. نامه مورد نیاز خود را انتخاب کنید (مثل هنگام باز کردن، کلیک چپ کنید) و به برگه "File" بروید.

   نامه مورد نیاز خود را انتخاب کنید و به تب "File" بروید

2. روی Save As کلیک کنید.
3. پنجره استاندارد برای ذخیره سند باز می شود. نامه را در مکان مورد نیاز خود ذخیره کنید.

   یک پوشه را انتخاب کنید و نامه را در محل مورد نظر ذخیره کنید

چگونه چندین ایمیل را برجسته کنیم

اگر چندین حرف را انتخاب کنید و به ذخیره بروید، همه حروف انتخاب شده ذخیره می شوند. دو گزینه برای انجام این کار وجود دارد:

• برای انتخاب چند حرف خاص، در حالی که کلید Ctrl را نگه دارید، روی هر کدام از آنها کلیک کنید.
• می‌توانید با استفاده از میانبر صفحه کلید Ctrl+A، تمام پیام‌های یک گروه را انتخاب کنید (قبلاً روی یکی از حروف کلیک کنید تا دستور انتخاب عمومی به طور خاص روی پانل دارای حروف اعمال شود).

صادرات (ذخیره) تمام ایمیل ها به فایل pst

این روش شامل ایجاد یک فایل pst است که شامل تمام حروف و پیوست های آنها می شود.

1. به تب "File" بروید، روی "Open and Export" کلیک کنید و "Import and Export" را باز کنید. در Outlook 2010، مسیر این پنجره متفاوت خواهد بود: "File" - "Options" - "Advanced" - "Export".

   به تب "File" بروید، روی "Open and Export" کلیک کنید و "Import and Export" را باز کنید.

2. صادرات به فایل را انتخاب کنید.

   در پنجره باز شده "Export to file" را انتخاب کرده و روی "Next" کلیک کنید.

3. "Outlook Data File" را انتخاب کرده و روی "Next" کلیک کنید.

4. صندوق پستی خود را انتخاب کنید و "Include subfolders" را علامت بزنید. صادرات از چندین جعبه در یک زمان امکان پذیر نیست.

   صندوق پستی خود را انتخاب کنید و "Include subfolders" را علامت بزنید.

5. مسیر ایجاد فایل را انتخاب کنید و روی Finish کلیک کنید.

   مسیر ایجاد فایل را انتخاب کنید و روی "پایان" کلیک کنید.

6. در پنجره بعدی از شما خواسته می شود که برای فایل در حال ایجاد رمز عبور تعیین کنید. فقط روی OK کلیک کنید.

   اگر نمی خواهید رمز عبور خود را هر بار برای دسترسی به ایمیل ذخیره شده خود وارد کنید، روی OK کلیک کنید

جایی که Outlook ایمیل ها را ذخیره می کند

Outlook فایل pst خود را دارد که تمام نامه های شما در آن ذخیره می شود.این فایل مشابه فایلی است که در بالا توضیح داده شد. می توان آن را در مکان های مختلف قرار داد.

مسیرهای احتمالی فایل pst برای Outlook 2016 و 2013:

• درایو:\کاربران\<имя пользователя>
• درایو:\کاربران\<имя пользователя>\Roaming\Local\Microsoft\Outlook.
• درایو:\کاربران\<имя пользователя>فایل های \Documents\Outlook.
• درایو:\کاربران\<имя пользователя>\My Documents\Outlook Files\;
• درایو:\Documents and Settings\<имя пользователя>

مسیرهای احتمالی فایل pst برای Outlook 2010 و 2007:

• درایو:\کاربران\<имя пользователя>\AppData\Local\Microsoft\Outlook.
• درایو:\کاربران\<имя пользователя>\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook.

ویدئو: صادرات و وارد کردن داده های Outlook

نحوه بازیابی حروف

با بازیابی، بسیاری دو را کاملاً درک می کنند اقدامات مختلف: از فایل pst وارد کنید و پیام حذف شده را بازیابی کنید. ما هر دوی این اقدامات را شرح خواهیم داد.

وارد کردن (بازیابی) ایمیل ها از یک فایل pst

این روش فرض می کند که شما یک فایل pst دارید. نحوه ایجاد آن در بالا توضیح داده شده است.

1. پنجره "Import and Export" را مانند هنگام صادرات باز کنید و "Import from other program or file" را انتخاب کنید.

   در پنجره باز شده گزینه "Import from other program or file" را انتخاب کنید

2. "Outlook Data File" را انتخاب کنید.

   "Outlook Data File" را از لیست انتخاب کنید و روی "Next" کلیک کنید.

3. مسیر فایل را مشخص کنید. اگر ممکن است پیام‌های Oulook با پیام‌های فایل pst مطابقت داشته باشند، به تنظیمات توجه کرده و مورد نیاز خود را انتخاب کنید.

   مسیر فایل را با استفاده از دکمه "Browse ..." مشخص کنید و روی "Next" کلیک کنید.

4. کل «Outlook Data File» را انتخاب کنید، حسابی را که می‌خواهید ایمیل‌ها را به آن صادر کنید انتخاب کنید و روی Finish کلیک کنید.

   کل «Outlook Data File» را انتخاب کنید، حسابی را که می‌خواهید ایمیل‌ها را به آن صادر کنید انتخاب کنید و روی «Finish» کلیک کنید.

ویدئو: وارد کردن داده ها به Microsoft Outlook 2010 از یک فایل pst

بازیابی ایمیل های پاک شده

اگر سطل زباله داخلی را در Outlook خالی کرده باشید، نمی توانید ایمیل را بازیابی کنید.

1. در پنل پوشه ها، "اقلام حذف شده" را باز کنید. برای مشاهده این پانل در Outlook 2016 و 2013، روی "همه پوشه ها" یا فلش گسترده در سمت چپ پنجره کلیک کنید.

   "موارد حذف شده" را در پنل پوشه ها باز کنید

2. روی حرف مورد نظر کلیک کنید کلیک راستماوس را انتخاب کنید، "Move" و سپس اولین گزینه (این پوشه ای است که نامه از آن حذف شده است).

   بر روی حرف مورد نظر کلیک راست کرده و گزینه "Move" و سپس اولین گزینه پیشنهادی را انتخاب کنید

3. اگر Outlook 2010 یا 2007 دارید، این گزینه در دسترس نخواهد بود. "پوشه دیگر" را انتخاب کنید و مسیر را خودتان مشخص کنید.

   "Other Folder" را انتخاب کنید و خودتان مسیر را وارد کنید

نحوه آرشیو کردن ایمیل ها

قبلاً در مورد فایل اصلی Outlook pst ذکر شده بود. با گذشت زمان، حروف و پیوست های بیشتری در آن انباشته می شود که مطابق با آن اندازه آن رشد می کند. برای آزاد کردن فضای روی هارد دیسک، می توانید بایگانی را فعال کنید.

آرشیو ایمیل ها در Outlook به دو دسته خودکار و دستی تقسیم نمی شود.

آرشیو شامل تبدیل یک یا چند پوشه دارای حروف (داخل فایل pst) به بایگانی است. خود پوشه ها به هیچ وجه برای شما تغییر نخواهند کرد، اما هر چیزی که اکنون وجود دارد و در آینده خواهد افتاد فشرده می شود.

مشکلات احتمالی با حروف

مانند تمام محصولات مایکروسافت آفیس، Otlook نیز گاه به گاه مشکلاتی دارد، اما رفع آنها بسیار آسان است. دلایل اغلب در تنظیمات اشتباه خود سرویس گیرنده ایمیل نهفته است.

Outlook ایمیل را به عنوان خوانده شده علامت گذاری می کند

1. اگر ایمیل به عنوان خوانده شده علامت گذاری شده است، چه آن را خوانده باشید یا نه، به تب File رفته و گزینه ها را باز کنید.

   به تب "File" بروید و "Options" را باز کنید.

2. به بخش "ایمیل" بروید و "پنجره خواندن ..." را باز کنید.

   تیک اولین مورد را بردارید و روی OK کلیک کنید

Outlook ایمیل ها را به عنوان خوانده شده علامت گذاری نمی کند

اگر پیام های خوانده شده علامت گذاری نشده اند - مانند مشکل قبلی - باید به تنظیمات ناحیه خواندن بروید. چک باکس "علامت گذاری به عنوان خوانده شده هنگامی که پیام دیگری انتخاب شد" را علامت بزنید و OK را فشار دهید.

نوار لغزنده را تا انتها به سمت راست بکشید و روی Next کلیک کنید

در ویندوزهای بعدی چیزی را تغییر ندهید. پس از آن، Outlook را مجددا راه اندازی کنید.

ایجاد پشتیبان - یا ذخیره اطلاعات در رسانه های اضافی - یک چیز مفید است. نامه به ندرت گم می شود، اما باز هم بهتر است بیمه داشته باشید، به خصوص اگر پیام ها حاوی داده های مهمی باشند. سعی کنید به صورت دوره ای فایل را با حروف ذخیره کنید، حتی اگر هیچ تغییری را برنامه ریزی نکنید.

Outlook برنامه ای است که بخشی از Microsoft Office است که برای کار با آن طراحی شده است پست الکترونیکو نامه ها برای اینکه حروف از برنامه گم نشوند یا به رایانه دیگری یا رسانه شخص ثالث منتقل نشوند، می توان آنها را در یک فایل جداگانه ذخیره کرد، صادر کرد یا بایگانی کرد.

ذخیره یک ایمیل در Outlook 2010 و 2013

جایی که Outlook ایمیل ها را ذخیره می کند

به‌طور پیش‌فرض، برنامه تمام ایمیل‌ها را در هر بازه زمانی معینی در یک فایل outlook.pst جداگانه ذخیره می‌کند. این فایل در PrimaryDrive:\Documents and Settings\account_name\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook قرار دارد. شما می توانید این بایگانی را برای اهداف خود کپی کرده و از آن استفاده کنید، اما لطفاً توجه داشته باشید که آخرین نامه های دریافت شده از طریق پست ممکن است فرصت ورود به آن را نداشته باشند. بنابراین بهتر است از صادرات یا بایگانی دستی استفاده کنید تا مطمئن شوید که تمام حروف در فایل وجود دارد.

فایل Outlook.pst که شامل تمام ایمیل ها است

نحوه آرشیو کردن ایمیل ها

بایگانی کردن در Outlook یک ویژگی است که ایمیل‌های خاصی را به یک آرشیو قابل فشرده‌سازی جداگانه منتقل می‌کند تا فضایی را که روی هارد دیسک شما اشغال می‌کنند کاهش دهد. بر خلاف یک نسخه پشتیبان سنتی، که یک کپی از موارد Outlook ایجاد می کند، موارد بایگانی شده به فایل جداگانه Outlook Data File (pst.) منتقل می شوند. با باز کردن این فایل در هر زمان می توان به موارد بایگانی شده دسترسی داشت.

بایگانی خودکار

به طور پیش فرض، تابع فعال می شود و بسته به نوع حروف، پس از 2، 3 یا 6 ماه وظایف خود را انجام می دهد. برای جزئیات بیشتر به جدول زیر مراجعه کنید.

جدول: دوره نگهداری داده های مختلف در Outlook

پس از اولین جلسه بایگانی خودکار، برنامه یک فایل و یک پوشه جداگانه برای آن ایجاد می کند. در آینده می توانید حروف را به آرشیو اضافه کنید یا خودتان آنها را از آن حذف کنید. آرشیو ایجاد شده توسط ابزار Outlook به طور پیش فرض در PrimaryDrive:\User\AccountName\Documents\Outlook Files\archive.pst قرار دارد.

برای پیکربندی تنظیمات آرشیو خودکار برای خود، این مراحل را دنبال کنید:

بایگانی دستی

در حین بایگانی دستی، اگر پوشه Archive قبلاً در حین بایگانی خودکار ایجاد نشده باشد، به طور خودکار ایجاد می شود.

ویدئو: بایگانی در Outlook

دانلود و بازیابی ایمیل ها از بایگانی و فایل pst

اگر یک آرشیو یا فایل دیگری با حروف در فرمت pst دارید، می توانید به سرعت تمام داده ها را از آن در برنامه آپلود کنید. یعنی با استفاده از یک فایل PST می توانید داده های از دست رفته را بازیابی کنید یا موارد جدیدی را که از رایانه دیگری گرفته شده است اضافه کنید:

ویدئو: انتقال پایگاه داده Microsoft Outlook 2010

صادرات حروف

Export به شما امکان می دهد هم حروف و هم سایر موارد را در Outlook در یک فایل فشرده نشده جداگانه با فرمت pst ذخیره کنید. فایل به دست آمده را می توان به همان شیوه بایگانی استفاده کرد، اما نیازی به زیپ کردن آن نیست.

1. در تب "فایل"، به زیربخش "باز" ​​بروید.
   بخش "باز کردن" را باز کنید
2. بسته به نسخه برنامه، تابع "واردات" یا "واردات و صادرات" را انتخاب کنید.
   دکمه "وارد کردن" را فشار دهید
3. گزینه "Export Files" را علامت بزنید.
   عمل "صادر کردن فایل ها" را انتخاب کنید
4. مشخص کنید که می خواهید یک فایل pst ایجاد کنید.
   فرمت pst را مشخص کنید
5. پوشه‌های جداگانه‌ای را که قرار است صادر شوند انتخاب کنید یا قسمت بالایی را علامت بزنید و کادر کنار عبارت «Include Subfolders» را علامت بزنید.
   مشخص کنید کدام پوشه ها را صادر کنید
6. مسیری را که محل ذخیره فایل با حروف صادر شده تعیین می شود را مشخص کنید.
   محل ذخیره فایل با فایل های صادراتی را مشخص کنید
7. اگر می خواهید، پسورد برای فایل تعیین کنید، اما این اختیاری است. برای یک فایل رمز عبور تعیین کنید
8. در نتیجه فایلی دریافت خواهید کرد که با آن می توانید نامه ها را به هر رایانه ای که Outlook دارد منتقل کنید.
   فایل صادر شده دریافت شد

نحوه برجسته کردن حروف

برای اینکه چندین حرف را به طور همزمان برای حذف بیشتر علامت گذاری کنید یا آنها را به بخش "خواندن" منتقل کنید، کلید Ctrl را روی صفحه کلید نگه دارید و بدون رها کردن کلید شروع به علامت گذاری حروف با ماوس کنید.

اگر می خواهید تعداد زیادی حروف را همزمان انتخاب کنید، حرف اول را انتخاب کنید و سپس کلید Shift را روی صفحه کلید نگه دارید و حرف آخر را بدون رها کردن کلید انتخاب کنید. تمام حروف بین حرف اول و آخر انتخاب خواهند شد.

انتخاب چندین ایمیل به صورت همزمان

برای انتخاب همه پیام ها به طور همزمان، یک حرف را علامت بزنید و کلید ترکیبی Ctrl + A را نگه دارید، سپس تمام حروفی که در همان پوشه قرار دارند با حرف انتخاب شده انتخاب می شوند.

فایل های پیوست را از چندین ایمیل ذخیره کنید

برخی از ایمیل‌های دریافتی ممکن است حاوی پیوست‌هایی باشند: فایل‌ها، تصاویر، ویدیوها و غیره. می‌توانید پیوست‌های هر ایمیل را به نوبه خود ذخیره کنید، اما گزینه دیگری وجود دارد:

برخی از مشکلات مربوط به ایمیل های Outlook و نحوه رفع آنها

در فرآیند کار با حروف، خطاها یا مشکلات خاصی ممکن است رخ دهد. برای از بین بردن آنها، باید اقدامات خاصی را انجام دهید.

ایمیل های خوانده نشده به صورت خودکار خوانده می شوند

اگر حروفی که به ایمیل شما می‌آیند به‌طور خودکار به‌عنوان «خوانده» علامت‌گذاری می‌شوند، اگرچه شما آن‌ها را باز نکرده‌اید، پس واقعیت این است که عملکردی را فعال کرده‌اید که نشان می‌دهد در صورتی که یک برگه با آن باز است، آن نامه را خوانده‌اید. چند ثانیه. برای غیرفعال کردن این ویژگی مراحل زیر را دنبال کنید:

ایمیل های قدیمی نمایش داده نمی شوند

نامه هایی که چند وقت پیش خوانده شده اند ممکن است دیگر در برنامه نمایش داده نشوند. برای رفع این مشکل، مراحل زیر را دنبال کنید:

ایمیل‌های Outlook را می‌توان صادر کرد یا بایگانی کرد تا فایلی ایجاد شود که می‌تواند به رایانه دیگری منتقل شود یا به شخصی داده شود. از فایل ایجاد شده، با استفاده از هر نسخه Outlook، با استفاده از import یا ایجاد یک آیتم، می توان داده ها را به دست آورد.